To do、スケジュール管理

備忘

私は、昔からずぼらな性格で、 スケジュールやto do 管理などがうまくできた試しがありませんでした。しかし、今年度になって仕事量が増え、日常業務を廻して行くのも困難な状況になってきました。というわけで、昨年末から試行錯誤した結果、以下のようになりました。

  • To do 管理は remember the milk で。
    • GTD (Getting Things Done)ベースのオンラインTo do 管理ツール。ちなみにGTDとは以下の原則に基づいた整理法。

GTDは誰でも簡単に始めることができます。まずはGTDの大きな流れを理解しましょう。

  1. 頭の中の「やりかけの仕事」を「すべて」紙に書き出す
  2. それぞれの「やりかけの仕事」について望むべき結果を決める
  3. 定期的にそれらをレビューする
    • くわしくはこちらからリンクされている各種記事を参考のこと。
    • 定期的に To do 項目の再レビュー（その項目が必要だと判断したときから状況が変わったが、現在でも本当にその項目が必要か、内容の変更が必要か、もっと細分化できないか）が必要。
    • 完了した To do 項目を指定して「完了」ボタンを押すのが、いつの間にか快感になる。また、RTMは自由度が高いため、論文のネタ管理にも使える。
    • 項目がMacの　iCalender　の To do にコンバートできるので、ローカルのマックでも管理可能。また、iCalデータはiSyncによって携帯(Nokia N73)のTo do項目にも転送可能。
  • スケジュール管理は Google calender
    • 日にちが決まっているスケジュールを記入。
    • これをPlaxoで接続。Plaxoから iCal に接続、iCalから携帯に接続、こうしてスケジュールのデータをコンバートして携帯でみられるようにする。
  • 念のため、RTM・GoogleCalender共に、リマインダーを携帯メールアドレス宛に送付させる。
  • 他のGoogleツールとの連携について
    • 両者の連携に関し、GoogleCalenderからRTMを表示させることが可能。最初、Firefoxで毎回loginパスワードを要求され、RTMを表示できなかったが、トラブルシューティングによれば、環境設定→プライバシー→cookie→例外サイトで rememberthemilk.comを指定することで表示が可能になる。
    • 最後に、G-mailとの連携機能により、来たメールについて、「G-mail上でラベル『要返信』をつければ、RTMの To do リストに『そのメールへ返信すること』という項目が追加」されたりする。

こうやって管理技法の整備とスケジュール・To do の再評価を進めた結果、例えば、現時点で残りタスクは61個あるとか、9月にあると思っていた国際会議が実は6月だったりとか、3月5日が締め切りだと思っていた論文の締め切り日が実は3月31日だった、とか言う諸事実が判明しました（汗）。